 |
| Grupo Musical Besitos de Coco en la gala de la Convención 2014 de la Asociación de Hospitales de Puerto Rico |
La Asociación de Hospitales de Puerto Rico nos dio la oportunidad y la responsabilidad de ser el grupo musical que amenizara su cierre de convención en el Sheraton Convention Center.
Sería una noche Latinoamericana. Era un evento más grande de lo que pensábamos, y para un grupo de 5 integrantes puede ser retador enfrentarse a un inmenso salón en el cual va a haber cientos de personas observando lo que tiene el grupo musical para hacerlos gozar.
Recordemos que estamos en Puerto Rico; esto no sería un party de polacos o franceses hablando bajito o de americanos hablando de Warren Buffett, y usando la orquesta como decoración; esto era un party boricua con gente alegre con ganas de bailar, cantar y pasarla bien, pasarla bien de verdad.
Tan pronto comenzamos a tocar nos dimos cuenta que esta gala sería un éxito para los invitados, para el hotel y para el grupo musical Besitos de Coco.
Varios factores se unieron para que esta fiesta cuyos invitados reflejaban la bella diversidad de la población de Puerto Rico tuviera la magia de las cosas que se recuerdan por años y años.
- La coordinadora realizó una trabajo excepcional, y lo más importante: estaba al tanto de todo pero "relaxed".
- El salón estaba impecablemente decorado. con un formato de mesas rectangulares con diferentes cabidas y ubicadas de manera tal que el lugar parecía un lounge elegante pero casual y cómodo (como diría Moncho Ramos: "cozy".
- La pista de baile era lo suficientemente amplia para bailar pero lo suficientemente reducida para que se viera llena con unas cinco parejas bailando (en algunos lugares ponen pistas de baile tan grandes que las parejas se sienten intimidadas de salir a bailar porque no saben si están en una pista de baile o en una cancha de baloncesto, es preferible errar por el lado pequeño que por el grande).
- Había pantallas de vídeo en las cuatros esquinas de salón con vistas alusivas al tema de la fiesta: Noche Latinoamericana. Las pantallas eran en realidad toldos estilo velas marinas con cortes diagonales. Eran, además de reflejar las imágenes, detalles decorativos.
- El banquete estaba disponible desde que se abrió el salón a los invitados. El salón se abrió a las siete y la música en vivo comenzó a las 8 y se extendió hasta las 11:00 p.m.. Este itinerario garantiza que la parte bailable del evento no conflija con la parte de socialización y llegada de los invitados. Al cenar al llegar, los invitados están en mejor condición para asimilar el lado espirituoso del evento.
- La actividad duró exactamente 4 horas; el número mágico para una fiesta exitosa. Al final, mientras se desmonta el equipo de sonido de nuestro grupo musical ponemos una mezcla bailable de los 80 que dura una media hora, para que los que aún tienen energía para seguir bailando disfruten un rato más: una ñapita.
- Se ubicó un área de fotos con atuendos alusivos al evento y con un trasfondo. Los diferentes grupos de amigos, como nosotros, se acercaban escogían su utilería y según el trasfondo de la pantalla se tomaban varias fotos. Los técnicos seleccionaban la mejor foto y repartían copias a los fotografiados.
- Se realizó una competencia de baile corta y sabrosa, sin eliminatorias. Parte del éxito de esta competencia se debió a que uno de los directivos de la asociación se unió a la competencia y ésto alentó a otros participantes a "tirarse al medio". Los premios valían la pena, así que valía la pena competir. Pero lo importante era pasarla bien. Nosotros tocamos música que le daba humor a la situación... desde música cosaca hasta tangos. Al final ganó la pareja que mejor bailó, pero pudo haber ganado cualquiera porque todos gozaron. ( Mi sugerencia al hacer este tipo de competencia es que se tenga de antemano algunos competidores ya confirmados, que no dure más de 5 a 8 minutos, y que todos los que bailen se lleven algún regalo).
- Las luces fueron magistralmente manejadas, el ambiente estaba para pasarla bien.
- La barra estaba ubicada a un extremo de la pista de baile. Era una barra redonda al estilo lobby; parecía un montaje permanente con coperos y topes altos.
- Los sonidistas del evento pasaron nuestro sonido a través del de ellos, que estaba disperso por todo el salón. Les pedimos que lo mantuvieran a un volumen bajo para que la fuerza del sonido se mantuviera en el área de la pista. Así lo hicieron y todo quedó a pedir de boca.
Muchas otras cosas y detalles se dieron para hacer de esta fiesta un evento feliz y pleno. Si algún día le toca coordinar un evento así no deje de hacer un listado y un "rundown" para que no se le quede nada al aire. Una vez comenzada la fiesta olvídese del listado, siga el rundown y disfrute el momento.
